Microsoft doet ontzettend veel onderzoek naar de relatie tussen mensen en technologie in de wereld van alledag. Een voorbeeld daarvan is ‘in situ- onderzoek’, een studie die echte werkers op echte werkplekken bestudeert. Uit dit onderzoek blijkt dat mensen elke veertig seconden van activiteit wisselen en dat we op een gemiddelde werkdag 566 keer overstappen van de ene computer app naar de andere. Het is niet vreemd dat mensen dol zijn op afleidingen. Als jouw brein ook maar een beetje weerstand voelt tegen datgene wat je moet doen, gaat het op zoek naar afleiding. Opeens is de vlieg op de vensterbank of het lepeltje in je kopje koffie een stuk interessanter dan voorheen. Er zijn leuke en minder leuke afleidingen, waar je wel of juist geen controle over hebt. Hoe ga je hiermee om en zorg je ervoor dat je aan het einde van de dag toch je to-do lijst afvinkt? Dat leer je in deze blog.
Leuk versus lastig
Er zijn leuke én lastige afleidingen. Teamlunches, telefoontjes van dierbaren of gesprekken in de wandelgangen of bij de koffieautomaat vinden we over het algemeen een leuke afleiding. Even ontspannen en de benen strekken! Bezoekers op kantoor, luidruchtige collega’s of besprekingen waar je niet op zit te wachten, kun je ervaren als een lastige afleiding. Ze halen je uit jouw focus, terwijl ze je niet per se de energie geven om daarna weer vrolijk aan de slag te gaan. In tegenstelling tot de korte informele momenten met je collega’s die je vaak net dat beetje energie geven om je werkzaamheden op te pakken. Mits ze niet te lang duren natuurlijk. Een onderonsje bij de koffieautomaat is leuk, maar zodra dit zich ontvouwt in een politieke discussie of diavoorstelling van vakantiefoto’s, is de lol er snel vanaf.
Controle versus geen controle
Afleidingen en onderbrekingen hebben twee bronnen: jijzelf of een ander. Het is onmogelijk om alle afleidingen te voorkomen. Telefoontjes, mailtjes en collega’s die komen binnenwandelen heb je niet in de hand. Wat je wél in de hand hebt, is hoe je hierop reageert. Er zijn afleidingen die je kunt voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het aankondigen dat je je wilt focussen, je telefoon op vliegtuigstand zetten, het sluiten van je deur en/of het op zoek gaan naar een rustige werkplek. Ook kun je de pop-ups van jouw e-mail uitzetten en op vaste tijden jouw inbox controleren. Zo voorkom je dat een binnenkomende mail je uit jouw flow haalt.
Weer aan het werk
Je hebt gemiddeld 29 minuten nodig om weer aan het werk te gaan als je je werk onderbreekt; als je door een collega wordt gestoord is dit 23 minuten. Het kan helpen om in vooraf bepaalde tijdsblokken te werken aan een taak, waarin je je voorneemt om je niet te laten afleiden. Is de taak voltooid? Neem dan een korte pauze, voer dat gesprekje bij de koffieautomaat of ga lekker lunchen met je collega’s. Als je optimaal geniet van de leuke afleidingen, laad je je batterij op om je to-do lijst te voltooien. Verspil geen tijd, energie en aandacht aan het balen van zaken die je niet in de hand hebt. Onderzoek welke afleidingen jouw productiviteit verstoren en kijk of je ze kunt uitschakelen, bijvoorbeeld met een app of een betere werkplek!
