Online vergaderen. We doen tegenwoordig bijna niet anders. Zoom, Skype, FaceTime, you name it. Waarom online vergaderen zo vermoeiend is? Het legt meer druk op je hersenen. Als je fysiek bij elkaar bent, pikken je hersenen snel signalen op als het gaat om non-verbale communicatie van anderen. Dat is online wel anders. Hoe dat precies anders is, en hoe je er toch het beste van kunt maken lees je hieronder.
Je brein moet harder werken
Vaak ben je je er zelf nauwelijks van bewust hoe snel je brein informatie oppikt en verwerkt. Zit je in een fysiek overleg en zie je een collega fronsen? Dan verduidelijk je jezelf of je legt het op een andere manier uit. Zie je een collega nee schudden? Dan vraag je wat daar de reden van is. Met andere woorden: in een fysiek overleg kun je gelijk bijsturen. Wanneer je elkaar alleen via een scherm treft, mis je van alles, en heeft je brein deze mogelijkheden niet. Om toch bepaalde signalen op te pikken, moet je brein nu harder werken en is het continu gefocust.
De effecten van online vergaderen
Zoals elk onderdeel van je lichaam, heeft ook je brein een herstelperiode nodig na belasting. Van de ene online vergadering in de andere vallen, werkt vermoeidheid en zelfs uitputting in de hand. Terwijl je misschien denkt: ‘wat heb ik nu helemaal gedaan, behalve continu naar hetzelfde scherm staren en vergaderen.’ Onderschat het niet. Je brein werkt harder, dus je bent eerder mentaal moe. Ook beweeg je minder dan tijdens fysieke vergaderingen. Zeker als je er een aantal achter elkaar hebt. En wat te denken van zeurende kinderen in beeld, of (half)naakte partners, een vies aanrecht, of een baby die snel nog even de fles krijgt. In fysieke vergaderingen heb je daar geen last van. Online ontkom je er niet aan. Ook dat kan – zeker als het jouw baby, kind, partner of achtergrond is – stress in de hand werken. En niet te vergeten: je ziet jezelf de hele tijd in beeld. Ook dat vindt niet iedereen prettig.
Zo werkt online vergaderen wel
Korte pauzes houden je hersenen fris en uitgerust. Niet alleen tussen vergaderingen door, maar ook tijdens (langere) vergaderingen. Last jouw werkgever tussen de online vergaderingen door geen pauze in? Durf er dan om te vragen! Iedereen heeft baat bij een pauze. Heb je een vergadering met je eigen team? Zorg voor wat ontspanning tussendoor. Doe een rondje ‘hoe gaat het met iedereen’. Of misschien heeft iemand nog wel een leuk verhaal te vertellen. Heb je een grote vergadering? Werk wat vaker met break-out rooms. In kleinere groepen heb je vaak meer interactie. Houd anders gewoon eens een sessie met collega’s over hoe je online vergaderen zo aantrekkelijk mogelijk kunt maken. Deel tips en advies, en laat de creativiteit stromen.
Online vergaderen niet alleen maar vermoeiend?
Online vergaderen is niet alleen maar vermoeiend. Het heeft ook voordelen. Het bespaart een hoop tijd. Mensen hoeven niet van heinde en verre te komen om een vergadering bij te wonen. Het is ook makkelijker te organiseren. Voor een online vergadering is vaak sneller plaats in de agenda dan een fysieke vergadering. Doordat een online vergadering sneller en makkelijker te regelen is, wordt er ook minder lang gewacht met vergaderen. Want kort en krachtig vergaderen kan ook. Met een fysieke vergadering is dat door de organisatie ervan wat lastiger, en wordt het vaak uitgesteld tot er genoeg punten op de agenda staan. Al met al heeft online vergaderen dan ook zijn voor- en nadelen. Met de juiste balans hoeft online vergaderen zeker niet alleen maar vermoeiend te zijn.
Bron: https://bit.ly/3dVq9xF
