Bob Carter zei ooit: ‘Poor planning on your part does not necessitate an emergency on mine’, oftewel: een slechte planning in jouw agenda is geen garantie voor een noodgeval in mijn agenda.’ Toch gebeurt het in de praktijk regelmatig dat een collega een foutje in hun planning maakte en daardoor verwacht dat jij jouw hele agenda omgooit om hun spoedgeval te verhelpen. Dat kan natuurlijk best een keer gebeuren, maar voordat je het weet wordt het een traditie, waardoor je zelf in de knoei komt met jouw oorspronkelijke agenda. Hoe zorg je ervoor dat je je niet laat opjagen door jouw collega’s? In deze blog delen we drie tips.
Tip 1: Duidelijke communicatie kanalen
Collega’s met haast zullen er alles aan doen om jou van jouw werk en naar hun spoedgeval te krijgen. Ze staan waar mogelijk aan je bureau, ze zitten in je inbox, ze appen je voor de zekerheid nog even of je de mail wel hebt gezien en er zo snel mogelijk op wil reageren en als het even kan doen ze er ook nog een belletje achteraan dat het echt spoed is. Je bent daardoor bijna meer tijd kwijt aan het verwerken van de verschillende noodsignalen in plaats van dat je tijd hebt om daadwerkelijk aan het werk te gaan. Maak daarom duidelijke afspraken met je collega’s over wanneer je waar communiceert. Niet iedereen vindt het immers fijn om geappt te worden over dingen die je toch wel in je inbox ziet verschijnen.
Tip 2: Geef je grenzen aan
Terug naar de boodschap van Bob Carter: dat iemand iets onhandig gepland heeft, betekent niet dat het opeens jouw probleem is geworden. Als een spoedgeval niet in je agenda past, is het goed om hier duidelijk over te zijn. Laat natuurlijk wel weten wanneer je wél tijd hebt voor je collega en maak meteen van de gelegenheid gebruik om af te spreken hoe je in de toekomst met dergelijke verzoekjes omgaat. Laat weten hoeveel tijd je nodig hebt om antwoord te geven op hun vraag, zodat zij een duidelijk beeld krijgen van de workload die ze op jouw bordje leggen. Zo weet jouw collega precies of er een dag, een week of misschien meer tijd nodig is om hun vraag te beantwoorden.
Tip 3: Bespreek de workload
Wanneer je ziet dat jouw collega regelmatig gestrest is over de verschillende spoedgevallen in hun agenda is het misschien tijd om een ander gesprek te voeren. Informeer eens naar hun huidige workload en werk privébalans. Wanneer je ziet dat een collega regelmatig laat in de avond of vroeg in de ochtend mailt, kan dit een teken zijn dat zij overuren maken en/of een te grote workload hebben. Het kan goed zijn dat de collega dit zelf niet door heeft, omdat zij te druk zijn met het rennen van het een naar het andere spoedgeval. Maak de workload bespreekbaar, maak duidelijke afspraken over communicatie kanalen, geef je grenzen aan en als het blijft gebeuren? Quote dan Bob Carter of trek aan de bel bij je leidinggevende. Stress zou niet besmettelijk moeten zijn!